PG.W.IA - 01 PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Streszczenie
Od 2007 r. Brembo utworzyło kanały informowania o nieprawidłowościach lub naruszeniach.
Począwszy od października 2024 r. funkcjonuje nowa platforma, która jeszcze lepiej gwarantuje, za pomocą narzędzi informatycznych i szyfrujących, obowiązek zachowania poufności osoby zgłaszającej, osób, których dotyczy zgłoszenie, oraz osób wymienionych w zgłoszeniu, a także treści zgłoszenia i powiązanych dokumentów.
W związku z tym procedura Brembo Poland. została zaktualizowana, obejmując jeszcze większą ochronę sygnalistów, zgodnie z Dyrektywą UE 2019/1937 i Ustawą o ochronie sygnalistów („Ustawa”).
CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA
Jak mogę złożyć raport dotyczący Brembo Poland.?
Raporty mogą być składane zarówno ustnie, jak i pisemnie:
- Platforma internetowa Legalność Whistleblowing
- Aplikacja mobilna do zgłaszania nieprawidłowości.
W przypadku zgłoszeń dotyczących innych spółek Grupy, osoba informująca o nieprawidłowościach może wysłać zgłoszenie do spółki dominującej Brembo N.V. lub, jeśli istnieje, do lokalnego kanału wewnętrznego, zgodnie z określoną procedurą.
Jakie są zasady kanału whistleblowing?
- Obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty i osób zaangażowanych w zgłoszenie
- Środki bezpieczeństwa IT gwarantujące obowiązek zachowania poufności
- Ochrona sygnalisty przed wszelkiego rodzaju działaniami odwetowymi
Kto zarządza wewnętrznym kanałem zgłaszania nieprawidłowości?
Kanał zgłaszania nieprawidłowości jest zarządzany przez Globalną Centralną Funkcję Audytu Wewnętrznego Brembo,
autonomiczny dział z personelem specjalnie przeszkolonym do zarządzania kanałem zgłaszania nieprawidłowości.
Kto może ujawnić tożsamość sygnalisty?
Użytkownicy platformy zidentyfikowani jako "odpowiedzialni za zgłoszenie "* zobaczą zgłoszenie, podczas gdy
tożsamość sygnalisty pozostanie ukryta. W razie potrzeby dyrektor ds. audytu wewnętrznego może zwizualizować
tożsamość sygnalisty, który zostanie automatycznie poinformowany za pośrednictwem platformy.
W przypadku konieczności udostępnienia tożsamości sygnalisty innym organom wymagana jest jego zgoda.
* Odpowiedzialnymi za raport są Dyrektor Audytu Wewnętrznego Brembo, asystent Audytu Wewnętrznego oraz Komitet Nadzorczy tylko w przypadku raportów dotyczących Modelu Zarządzania Organizacją i Kontroli Brembo N.V. zgodnie z Ustawą.
Kto może dokonać zgłoszenia?
Każda osoba związana z działalnością Grupy Brembo, taka jak pracownicy i współpracownicy, dostawcy i klienci,
akcjonariusze i osoby zajmujące stanowiska administracyjne, kierownicze, kontrolne, nadzorcze lub reprezentacyjne.
Co można zgłosić?
- Naruszenie przepisów regulacyjnych w kontekście działalności Grupy Brembo.
- Naruszenie modelu zarządzania organizacją i kontroli Brembo zgodnie z włoskim prawem. Dekret 231/01
- Naruszenia innych kodeksów postępowania, polityk i procedur firmy Brembo
Jak zarządzany jest raport?
- Informacje i dokumenty przepływają tylko przez platformę
- Powiadomienie dyrektora ds. audytu wewnętrznego i asystenta ds. audytu wewnętrznego
- Powiadomienie o otrzymaniu w ciągu 7 dni od daty otrzymania
- Wstępna ocena kompetencji raportu
- Terminowe informacje zwrotne dotyczące raportów nieobjętych procedurą
- Powiadomienie Komitetu Nadzoru Brembo N.V. o raportach związanych z modelem zarządzania organizacją i kontroli 231
- Prośba do sygnalisty o dalsze integracje/wyjaśnienia
- Weryfikacja raportu przez audyt wewnętrzny GCF
- Zaangażowanie innych organów, wyłącznie po uprzednim poinformowaniu sygnalisty
- Zamknięcie sprawy i przekazanie informacji zwrotnej zgłaszającemu w ciągu 3 miesięcy od daty potwierdzenia odbioru.
Jak przetwarzane są moje dane osobowe?
Wszystkie raporty i powiązane dokumenty są przechowywane przez okres nie dłuższy ni± pięć lat od zamknięcia
raportu.
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679.
