PG.W.IA – 01 WHISTLEBLOWING PROCEDURE
Executive Summary
Siden 2007 har Brembo oprettet informations-whistleblowing-kanaler for uregelmæssigheder eller krænkelser.
Fra og med juli 2023 er en ny platform på plads, der gennem IT- og krypteringsværktøjer endnu bedre garanterer whistleblowerens, de berørte personer og de personer, der er nævnt i indberetningen, fortrolighedspligten samt indholdet af indberetningen og de relaterede dokumenter.
Proceduren er derfor blevet opdateret, herunder endnu flere beskyttelser for whistlebloweren, i henhold til det europæiske direktiv og lov nr. 1436 af 29. juni 2021.
Alle selskaber i koncernen kan vedtage en lignende procedure, beslutte at vedtage den samme platform som moderselskabet og at overdrage ledelsen til GCF Internal Audit under hensyntagen til gældende love.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Hvordan kan jeg foretage en indberetning relateret til Brembo S.p.A.?
Indberetninger kan afgives både mundtligt og skriftligt gennem:
• Webplatformen Legality Whistleblowing
• Legality Whistleblowing App Mobile.
Hvad angår indberetninger relateret til andre selskaber i koncernen, kan whistlebloweren vælge at sende indberetningen til moderselskabet Brembo S.p.A. eller, hvis nogen, til den lokale interne kanal styret af en specifik procedure
Hvad er principperne for whistleblowing-kanalen?
• Forpligtelse til fortrolighed af whistleblowerens identitet og de personer, der er involveret i indberetningen
• IT-sikkerhedsforanstaltninger, der garanterer tavshedspligt
• Beskyttelse af whistlebloweren ved enhver form for repressalier
Hvem administrerer den interne whistleblowing-kanal?
Whistleblowing-kanalen administreres af den globale centrale funktion Internal Audit i Brembo, autonom afdeling med personale, der er specifikt uddannet til at lede whistleblowing-kanalen
Hvem kan oplyse whistleblowerens identitet?
Brugerne af platformen identificeret som "ansvarlige for indberetningen"* vil se indberetningen, mens whistleblowerens identitet holdes skjult. Hvis det er nødvendigt, kan Chief Internal Audit Officer visualisere whistleblowerens identitet, som automatisk vil blive informeret via platformen.
Hvis det er nødvendigt at dele whistleblowerens identitet med andre organer, er hans/hendes tilladelse påkrævet.
----------------
* Ansvarlig for indberetningen er den interne revisionschef i Brembo, assistenten for den interne revision og tilsynsudvalget kun for de indberetninger, der vedrører virksomhedens retningslinjer
Hvem kan indberette?
Enhver person, der er forbundet med aktiviteterne i Brembo Group, såsom medarbejdere og samarbejdspartnere, leverandører og kunder, aktionærer og personer, der har administration, ledelse, kontrol, tilsyn eller repræsentation.
Hvad kan indberettes?
• Overtrædelser af lovbestemmelser i forbindelse med Brembo-koncernens aktivitet.
• Overtrædelser af virksomhedens retningslinjer
• Overtrædelser af andre adfærdskodekser, virksomhedens politikker og procedurer i Brembo
Hvordan administreres indberetningen?
• Information og dokumentation strømmer kun gennem platformen
• Underretning til den interne revisionschef og til IA-assistenten
• Meddelelse om modtagelse inden for 7 dage fra datoen for modtagelsen
• Foreløbig vurdering af indberetningens kompetence
• Rettidig feedback for de indberetninger, der ikke er inkluderet i proceduren
• Underretning til Brembo S.p.A. tilsynsudvalg for de indberetninger, der er relateret til virksomhedens retningslinjer
• Anmodning til whistlebloweren om yderligere integrationer/afklaringer
• Rapportverifikation af GCF Internal Audit
• Inddragelse af andre instanser, kun efter forudgående information til whistlebloweren
• Lukning og tilbagemelding til whistlebloweren inden for 3 måneder fra datoen for bekræftelsen af modtagelsen
Hvordan behandles mine personlige data?
Alle indberetninger og relaterede dokumenter opbevares i højst fem år efter afslutningen af indberetningen.
Behandling af personoplysninger administreres i henhold til (UE) 2016/679-forordningen.
