TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI e INFORMATIVA (artt. 13 e 14 GDPR)

Brembo N.V., con sede legale in Amsterdam, Paesi Bassi, e con sede operativa e amministrativa in Bergamo, via Stezzano n. 87 – 24126, Italia e le altre società del Gruppo Brembo, come sotto indicate (di seguito, singolarmente “Società”, congiuntamente “Gruppo” o “Contitolari”), hanno implementato un sistema di prevenzione e repressione di condotte illecite all’interno del Gruppo, ivi incluso un sistema volto a ricevere e gestire le segnalazioni di tali condotte, sia tramite piattaforma web che tramite App denominati ”Legality Whistleblowing” e regolato dalla procedura aziendale sulle segnalazioni (di seguito, “Piattaforma Whistleblowing”).

Il sistema è condiviso tra le società che, in qualità di contitolari del trattamento dei dati ai sensi dell’Art. 26 del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea – Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, “GDPR”), hanno sottoscritto un accordo di contitolarità il cui estratto è disponibile agli interessati su richiesta ai recapiti indicati in calce alla presente informativa.

Nel contesto della gestione delle segnalazioni di cui sopra i Contitolari tratteranno i Suoi dati personali, conferiti e/o comunque ricevuti nel contesto della Piattaforma Whistleblowing in conformità con quanto stabilito dalla normativa in materia di protezione dei dati personali applicabile e dalla presente informativa.

Tipologia di dati personali

I dati personali acquisiti mediante la segnalazione sono:

• Dati identificativi del segnalante, ove rilevante ai fini della gestione del procedimento e consentito dalla normativa vigente, e nei limiti di seguito indicati, ivi inclusi nome e cognome, credenziali di registrazione al sistema di segnalazione implementato dai Contitolari e gestito tramite la Piattaforma Whistleblowing, offerta da un fornitore esterno, che opera quale responsabile del trattamento dei Contitolari e vincolato alla riservatezza, con modalità totalmente separate dai sistemi del Gruppo. I dati identificativi e l’email di registrazione (che non può essere un’email aziendale Brembo per proteggere la riservatezza del segnalante) sono forniti dal segnalante stesso in occasione della registrazione sulla piattaforma e della relativa segnalazione, o possono essere acquisiti, ove indispensabili, nel corso delle attività istruttorie ed accertamenti conseguenti;
• Dati identificativi della persona oggetto della segnalazione, forniti dal segnalante e/o ulteriormente acquisiti nel corso delle attività istruttorie ed accertamenti conseguenti;
• Informazioni relative ai fatti segnalati, a seconda dei contenuti della segnalazione, ivi incluso l’eventuale riferimento a dati relativi a terzi che dovessero essere coinvolti nei fatti oggetto di segnalazione e riporti dal segnalante stesso o acquisiti nel corso delle successive attività istruttorie.

Ai fini della gestione della segnalazione, i dati personali potranno essere integrati sulla base di informazioni pubblicamente disponibili e/o raccolte tramite soggetti terzi, a seconda delle specifiche circostanze della segnalazione e sempre secondo il principio di minimizzazione, e/o raccolti presso l’interessato e/o essere già nella disponibilità del Contitolare del trattamento interessato dalla segnalazione.

Resta inteso che, in base ai fatti segnalati, potranno essere oggetto di segnalazione o di successiva acquisizione nel contesto delle attività istruttorie derivate, anche dati appartenenti a categorie particolari di cui all’art. 9 (1) GDPR (e più specificamente, in questi contesti, dati che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona), e/o dati relativi a condanne penali e reati o a connesse misure di sicurezza ai sensi dell’art. 10 GDPR.

I Contitolari non raccolgono dati personali che si presentino come manifestamente non utili al trattamento di una specifica segnalazione o, se raccolti accidentalmente (in sede di segnalazione o di successiva attività istruttoria) provvedono immediatamente alla loro cancellazione. Le segnalazioni, pertanto, non dovranno contenere fatti non rilevanti

Finalità e base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati forniti sarà effettuato allo scopo di svolgere le necessarie attività istruttorie, sulla base della normativa applicabile, volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti e procedimenti amministrativi, giudiziali, e/o disciplinari.

La base giuridica è pertanto l’adempimento ad un obbligo legale (Art. 6 (1) lett. c) e, in caso di categorie particolari di dati, Art. 9 (2) lett. g) GDPR, sancito dalle disposizioni nazionali di attuazione della Direttiva EU 2019/1937) riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali applicabili[1] (in seguito “Normativa Whistleblowing”).

Natura del conferimento e modalità del trattamento

Il conferimento dei dati quali email e password da parte del segnalante è necessario per registrarsi ed accedere all’area riservata della segnalazione sulla piattaforma gestita da un fornitore terzo, e quindi poter garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione; pertanto il mancato conferimento degli stessi non consentirà al titolare di raccogliere la segnalazione.

L’invio di segnalazioni è del tutto facoltativo. Tuttavia, ove il segnalante decida di inviare una segnalazione, il conferimento di altri dati da parte del segnalante, quali nome e cognome, è obbligatorio, non essendo prevista la possibilità di segnalazioni anonime. Il mancato conferimento di tali dati non consente di proseguire nel processo di segnalazione.

Il trattamento sarà effettuato con strumenti informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate, secondo quanto indicato nella relativa procedura aziendale di segnalazione, e comunque in modo da garantire la correttezza, sicurezza, integrità e riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti.

Le informazioni e la documentazione correlate alla segnalazione, nonché i flussi informativi con gli enti coinvolti nella verifica, vengono gestiti e conservati solo all’interno della piattaforma, al fine di garantire il massimo livello di sicurezza e riservatezza e nel rispetto di quanto previsto dalla normativa applicabile.

Si precisa che nel caso in cui sia stata utilizzata la forma scritta per effettuare la segnalazione, è comunque possibile, previo consenso dell’interessato, procedere alla sua conservazione tramite registrazione su dispositivo idoneo oppure con resoconto dettagliato o verbalizzazione.

In caso di segnalazioni effettuate in forma orale tramite il canale di messaggistica della Piattaforma Whistleblowing, o conferimento diretto con il Chief Internal Audit Officer, la segnalazione sarà documentata per iscritto, previo consenso del segnalante, mediante registrazione sulla Piattaforma.

Destinatari dei dati e trasferimento dei dati

I dati personali raccolti sono trattati dal personale autorizzato specificatamente per questo trattamento, individuato del Gruppo Brembo, come indicato nella relativa procedura Whistleblowing dei Contitolari, e nello specifico i responsabili della segnalazione presso la Global Central Function Internal Audit presso Brembo N.V., che agiscono sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.

I dati personali sono altresì accessibili, ai soli fini della gestione della Piattaforma Whistleblowing, alla società che fornisce la Piattaforma Whistleblowing, e svolge attività in outsourcing per conto dei Contitolari, il quale è stato nominato Responsabile del trattamento (Digital PA S.r.l.).

Inoltre, nei casi in cui sia necessario, ai fini dell’accertamento della fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, delle relative attività istruttorie e dell’adozione dei conseguenti provvedimenti, i dati personali degli interessati potranno essere inviati al personale del Contitolare interessato dalla segnalazione appartenente alle strutture preposte per l’adozione delle misure a tutela dei Contitolari o per l’avvio di eventuali provvedimenti disciplinari, nonché ad eventuali consulenti legali, all’autorità giudiziaria e alle autorità competenti ed altri Organismi/Enti di diritto pubblico competenti in relazione alla fattispecie segnalata.

Resta inteso che l’identità del segnalante non potrà essere rivelata senza il suo consenso, che il relativo Contitolare del trattamento provvederà a richiedere nei casi specificamente previsti dalla Normativa Whistleblowing.

I dati personali saranno trattati all’interno dell’Unione Europea e conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. 

Conservazione dei  dati personali

I dati saranno conservati per il periodo necessario e proporzionato per conformarsi all’obbligo imposto dalla Normativa Whistleblowing. Resta inteso che in applicazione del principio di minimizzazione, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non saranno raccolti e, in caso di raccolta accidentale, vanno immediatamente cancellati dal Titolare.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti  previsti dagli artt. da 15 a 21  del GDPR (diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione e di limitazione del trattamento, nonché di opposizione) rivolgendosi, prioritariamente, a Brembo N.V., che funge da punto di contatto, o al suo Responsabile per la Protezione dei Dati Personali (RDP) all’indirizzo email privacy@brembo.com, o mediante comunicazione scritta all’indirizzo sotto riportato. Brembo N.V. gestirà la richiesta e fornirà riscontro nei termini di legge (ai sensi dell’Art. 26 (3) GDPR, l’interessato potrà in ogni caso esercitare i propri diritti anche nei confronti degli altri Contitolari presso i recapiti riportati nella tabella sottostante), fatte salve le limitazioni all’esercizio dei diritti previste dalla normativa nazionale applicabile, nell’ipotesi in cui dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del di chi segnala l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio.

L’interessato può altresì proporre reclamo all'Autorità di controllo competente (ad esempio il Garante per la protezione dei dati personali in Italia).

Identità e dati di contatto del Contitolari del trattamento e dati di contatto del Responsabile per la Protezione dei Dati

Titolari del trattamento dei dati personali sono (in base alla società a cui la segnalazione afferisce):